« Combien de temps dois-je garder mes factures ? » est une question qui semble avoir une seule réponse. En réalité, deux logiques coexistent en LMNP : la durée de conservation de vos pièces justificatives, et le délai pendant lequel l'administration peut revenir sur une année déjà déclarée. Ce ne sont pas les mêmes règles, et les confondre conduit soit à jeter trop tôt, soit à s'inquiéter pour rien.
Deux logiquesConservation des pièces, et délai de reprise de l'administration
La conservation de vos documents et justificatifs comptables est fixée à 6 ans, à compter de leur propre date d'établissement pour une pièce isolée (facture, quittance, avis), ou de la dernière opération inscrite pour un registre continu (comme le registre des immobilisations). C'est distinct du délai de reprise : le temps pendant lequel l'administration peut rouvrir une année déjà déclarée, généralement 3 ans, porté à 10 ans si l'activité n'a jamais été déclarée du tout. Un document peut donc sortir de sa durée légale de conservation alors que l'année qu'il concerne reste, en théorie, encore contestable un temps — d'où l'intérêt, en pratique, de retenir une durée plus prudente que le strict minimum légal.
Pièce par pièceCe que chaque document prouve, et jusqu'à quand
La durée qui compte n'est pas un chiffre appliqué au hasard : elle suit ce que la pièce démontre.
- Acte notarié, décompte du notaire — prouve le prix d'achat et les frais d'acquisition, base de votre amortissement et de votre future plus-value. À garder jusqu'à la revente du bien, puis 6 ans supplémentaires.
- Factures de mobilier et d'équipement — prouvent la base amortissable de chaque composant. Tant que le bien figure au registre des immobilisations, mieux vaut garder la facture, même au-delà de 6 ans : c'est la seule preuve de sa valeur d'origine en cas de vérification.
- Attestation d'intérêts d'emprunt — une pièce nouvelle chaque année, qui justifie les intérêts déduits de l'exercice qu'elle concerne. 6 ans à compter de sa propre date, pas de celle du prêt.
- Factures de travaux — ont potentiellement deux usages successifs : justifier la charge ou l'amortissement de l'année, puis, si elles n'ont jamais été déduites fiscalement, majorer le prix d'acquisition retenu pour la plus-value à la revente. Voir la section dédiée ci-dessous.
- Avis de taxe foncière et de CFE — justifient une charge déductible (dans la limite du prorata pour la taxe foncière). 6 ans à compter de l'avis.
- Relevés bancaires — prouvent le paiement effectif d'une charge ou l'encaissement d'une recette. 6 ans, et le socle de tout rapprochement bancaire en cas de contrôle.
Un cas particulierPourquoi les travaux méritent une attention à part
Une facture de travaux peut resservir des années après avoir justifié votre charge de l'année. Si ces travaux n'ont jamais été déduits de votre résultat fiscal (ni en charge, ni en amortissement), leur montant peut, sous conditions, venir majorer le prix d'acquisition retenu pour le calcul de la plus-value à la revente — ce qui réduit d'autant la plus-value imposable. Un régime forfaitaire existe aussi, pour un immeuble détenu depuis plus de 5 ans, à défaut de justificatifs : il dispense de prouver le montant exact, mais reste moins favorable qu'un montant réel bien documenté dans la plupart des cas.
Numérique ou papierCe que change (ou pas) la conservation dématérialisée
Une facture reçue directement au format numérique (PDF, facture électronique) se conserve sous cette forme — l'imprimer ne remplace pas le fichier reçu. Un document reçu en papier peut être numérisé, mais dans des conditions précises : reproduction fidèle, sans retouche, avec un horodatage garantissant que le fichier n'a pas été modifié depuis sa création. Un scan qui ne respecte pas ces conditions ne dispense pas de conserver l'original papier.
En pratiqueComment organiser tout ça sans y penser chaque année
Le point commun de toutes ces règles : elles s'appliquent d'elles-mêmes si vous rattachez chaque pièce à sa dépense ou sa recette au moment où elle survient, plutôt que de reconstituer un dossier a posteriori. Un justificatif classé à la bonne date, dans le bon dossier d'exercice, répond automatiquement à la question « jusqu'à quand » : il suffit de ne rien supprimer avant la revente du bien pour les pièces structurantes (acte d'achat, travaux non déduits), et de garder le reste au moins 10 ans par prudence.
Dans LMNPilot, chaque justificatif importé est rattaché à son écriture et conservé dans le coffre-fort documentaire pour la durée de vie de votre dossier — vous n'avez pas à surveiller vous-même une échéance de suppression pièce par pièce.
Questions fréquentesCe qu'on nous demande le plus souvent
Les deux coexistent, pour des raisons différentes : 6 ans pour vos pièces justificatives (factures, quittances, avis), à compter de leur propre date ; 10 ans pour l'obligation comptable au sens large. En pratique, retenir la durée la plus longue — 10 ans — évite d'avoir à trancher au cas par cas.
Tant que le bien figure encore à votre registre des immobilisations (même totalement amorti, avant sa sortie), gardez la facture : elle reste la seule preuve de sa valeur d'origine, rectifiable par l'administration même après le délai de reprise habituel si le bien est toujours à l'actif.
Oui, potentiellement deux fois : d'abord à justifier la charge ou l'amortissement de l'année où les travaux ont eu lieu, puis, si elle n'a jamais été déduite fiscalement, à majorer le prix d'acquisition retenu pour le calcul de la plus-value à la revente. Gardez-la jusqu'à la revente du bien, pas seulement 6 ans.
Oui, la plus longue de toutes : jusqu'à la revente du bien, puis 6 ans après. C'est le document qui établit votre prix d'acquisition et la base de calcul de votre plus-value — sa perte est le pire scénario possible en cas de contrôle au moment de la vente.